Vous aimeriez faire appel à mes services d’office organising pour votre bureau ou vos locaux professionnels, mais vous vous demandez comment cela se déroule en pratique ? Vous êtes au bon endroit !
Pour vous donner une idée, voici une mission fictive d’organisation de bureau professionnel,
Toute ressemblance avec des personnages existants ou ayant existé serait purement fortuite.
Étape 1 : La prise de contact
Julien, avocat spécialisé en droit des affaires depuis plus de 15 ans, me contacte par mail. Il m’explique rapidement son problème :
- Des piles de dossiers encombrent son bureau et même le sol.
- La salle d’archives partagée avec ses associés n’est plus optimisée : les dossiers clos et confidentiels sont mal classés.
- Ses assistantes perdent beaucoup de temps à retrouver les bons documents.
- Il se sent moins efficace, l’esprit encombré par ce désordre.
Julien souhaite un vrai « reset » de son organisation pour retrouver de la clarté et travailler avec plus de sérénité.
Nous convenons d’un premier rendez-vous téléphonique de 20 minutes afin qu’il m’expose plus précisément ses besoins et qu’il puisse poser toutes ses questions. Puis, je lui propose de me déplacer directement dans son cabinet pour réaliser un diagnostic sur place.
Étape 2 : La visite diagnostique
Julien m’accueille un soir de semaine pour me montrer l’ampleur de la tâche. Son bureau est saturé, les placards débordent, et la distinction entre dossiers en cours et dossiers clos n’existe plus vraiment.
Avec son accord, j’ouvre tiroirs, placards et classeurs, puis je visite également la salle d’archives.
Je lui pose de nombreuses questions sur :
- ses habitudes de travail,
- ses obligations légales en termes de classement,
- ses priorités,
- le temps qu’il peut consacrer à la réorganisation.
Cette visite, qui dure environ une heure, me permet de bien comprendre son fonctionnement et de visualiser la mission. Je prends également des photos pour préparer un devis clair et détaillé.
Étape 3 : Le travail en amont
Pendant que Julien attend mon retour, je prépare mon plan d’action.
Mon devis prend en compte :
- le volume de documents à trier,
- les délais souhaités,
- les tâches que Julien pourra réaliser seul.
Je prévois deux sessions de 3 heures :
- 3h pour remettre en ordre son bureau,
- 3h pour organiser la salle d’archives.
Julien accepte mon devis, voici donc venu le temps de la deuxième partie de ma préparation.
Je réfléchis à un système de classement simple et efficace, adapté à son métier. Pour cela, je me documente sur les bonnes pratiques d’organisation dans le domaine juridique et j’échange avec une avocate de mon réseau.
Je crée un système flexible, rapide à utiliser et facile à personnaliser.
Enfin, j’élabore une fiche récapitulative avec des solutions locales de désencombrement : recyclage de papiers, dons de matériel ou dépôt de vieux équipements bureautiques.
Étape 4 : Mission 1/2 – Réorganisation du bureau
Le samedi matin, jour où Julien est disponible, j’arrive avec mon sac d’intervention, mon plan de bataille et une motivation sans faille (que voulez-vous, j’adore ranger).
Nous commençons par créer une « zone tampon » : un espace réservé aux documents qui n’ont plus leur place dans son bureau, mais qui ne sont pas encore destinés à la poubelle. Cela évite de trier plusieurs fois les mêmes papiers. Nous les rangerons lors de la seconde session, une fois la salle des archives organisée.
Je lui présente mon système d’organisation. Julien adhère et nous l’adaptons ensemble à ses besoins.
Le tri débute par les dossiers « bien rangés » dans son placard, souvent les plus anciens… qui auraient dû être archivés. Ce premier travail libère déjà de la place pour les dossiers en cours.
Au fil des heures, les piles diminuent, les dossiers sont correctement identifiés, et plusieurs sacs de papiers inutiles sont éliminés.
En trois heures, son bureau a complètement changé de visage : clair, fonctionnel et prêt pour le travail.
Julien est soulagé, il respire mieux et il sent qu’il va pouvoir déjà travailler plus efficacement.
Étape 5 : Mission 2/2 – Réorganisation des archives
Quelques jours plus tard, nous nous retrouvons pour la deuxième session, consacrée à la salle d’archives.
Cette fois, j’ai demandé à ses collègues d’être présents : l’objectif est que tout le cabinet comprenne et adopte la nouvelle organisation.
Nous faisons d’abord un rapide point sur son bureau : la méthode tient bien, avec seulement quelques petits ajustements. Julien confirme que son équipe gagne déjà du temps au quotidien.
Nous attaquons ensuite les archives :
- Délimitation claire des zones (dossiers clos, documents confidentiels à conserver, documents utiles à consulter régulièrement).
- Étiquetage simple et visible pour que tout le monde puisse s’y retrouver.
- Transfert des anciens dossiers du bureau vers la salle d’archives réorganisée.
En trois heures, la transformation est nette. La salle est lisible, fonctionnelle, et même ses collègues avouent vouloir reprendre certaines idées pour leurs propres dossiers.
La mission est terminée : Julien dispose désormais d’un bureau clair et d’archives parfaitement structurées.
Et après ?
Julien reçoit sa facture et pourra laisser un avis (positif, je l’espère !) sur Google pour partager son expérience.
Il partage avec moi les bénéfices de ce rangement :
- gain de temps dans la recherche de documents,
- meilleure efficacité pour lui et ses assistantes,
- réduction du stress lié au désordre,
- un environnement de travail plus agréable et plus professionnel.
Cet exemple de mission d’office organising montre comment un bureau professionnel peut être transformé en quelques heures seulement. Mais chaque mission est unique : j’interviens aussi bien dans des open spaces, des locaux de stockage, des ateliers, des bureaux à domicile que dans des espaces de production.
👉 Si vous aussi, vous avez besoin de désencombrer, réorganiser ou optimiser vos bureaux, contactez-moi dès aujourd’hui : je suis l’office organiser qu’il vous faut !